Документационное обеспечение управления


Акт


- документ, составленный несколькими лицами для под­тверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назнача­емыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномочен­ным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для со­ставления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, орга­низаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, ма­териальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; ин­вентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жа­лобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа по­может комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для про­верки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составля­ется текст документа. Главное при составлении акта - установить фак­тическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, про­ставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту акти­руемого события.




Начало  Назад  Вперед