Должностные инструкции - часть 3

- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инст­руктивными и справочными материалами, а также инвентарём, обо­рудованием, средствами механизации и автоматизации управлен­ческого труда;

- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранени­ем и своевременной сдачей дел в архив;

- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

- организует оформление командировочных документов, регистра­цию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинист­ки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-ква­лификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-ма­шинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характе­ристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руко­водителя организации или её подразделений;

- получает для руководителя сведения от работников подразделе­ний, вызывает их по его поручениям;

- организует телефонные переговоры руководителя;

- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опо­вещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;

- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлеж­ностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;

- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным уст­ройствам;