Должностные инструкции - часть 3
- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям;
- организует телефонные переговоры руководителя;
- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;
- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным устройствам;