Документационное обеспечение управления


Формирование дел - часть 5


Эта группировка совпадает с хронологическим принципом группировки.

Систематизация отдельных категорий документов имеет свою специ­фику.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.5.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановле­ния и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегий группируются в два дела:

- протоколы и решения коллегии;

- документы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справ­ки, заключения, проекты решений и т.д.). Переписку систематизируют в хронологической последовательнос­ти: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Свою специфику имеет формирование бухгалтерских документов. Формирование дел в бухгалтерии начинается сразу с начала года. В бухгалтерских книгах в начале года в соответствии с правилами, изложенными в "Инструкции по бухгалтерскому учету..." до начала запи­сей нумеруются все страницы (листы). На последней странице за подпи­сью главного бухгалтера делается надпись "В настоящей книге всего пронумеровано ... страниц (листов)". Кассовая книга ф. КО-4, ф. 440, приходно-расходная книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ф. Т-9, кроме того, должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной печатью, а количество листов в фф. КО-4 и 440 заверено подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера и ф. Т-9 -руководителем учреждения".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, М., ИПО "Полигран", 1993, п. 20, с. 13.

"Инструкция по бухгалтерскому учету..." указывает, что по истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера, мемориальные ордера - накопительные ведомости вместе с относящимися к ним доку­ментами должны быть подшиты в хронологическом порядке и сброшю­рованы. При незначительном количестве документов брошюровку мож­но производить за три месяца в одну папку".*




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин