Документационное обеспечение управления


Глава особенности работы с кадровыми документами - часть 15


На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую доку­ментацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а ко­нечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном поло­жении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.

- приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении - приказ руководителя организации о пе­реводе;

- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттес­тат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному со­ставу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкла­дывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоря­жению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журна­ле должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (фор­ма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.




Начало  Назад  Вперед