Документационное обеспечение управления


Экспертиза ценности документов - часть 10


Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и след­ственных, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторс­кие свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив со­ставляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к де­лам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.*

* Формы внутренней описи дела приведены в Приложении к "Основным прави­лам работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомствен­ных архивов". Форма не унифицирована.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государствен­ными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска проч­ной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по лич­ному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговремен­ную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государ­ственный архив, применяется безкислотный картон.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении до­кументы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно помес­тить в конверты, которые затем подшиваются в дело.




Начало  Назад  Вперед