Документационное обеспечение управления


Экспертиза ценности документов - часть 6


увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бух­галтерских документов, указанные в Перечне типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономичес­ких санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и пере­числением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с ус­ловием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанав­ливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, де­сять лет, пятнадцать лет и т.д.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопро­изводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использо­вать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заго­ловкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при форми­ровании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов вре­менного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.




Начало  Назад  Вперед