Документационное обеспечение управления


Экспертиза ценности документов - часть 7


Если в деле содержатся документы временного хранения, но раз­личной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документа­ции, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодично­го и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре груп­пы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хране­ния.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организа­ции, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной служ­бы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении докумен­тов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдают­ся в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государ­ственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделе­нию к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляет­ся и их уничтожение проводится только после составления годовых раз­делов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. "Органи­зация обязана систематически описывать документы по личному соста­ву и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет..."*




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин