Документационное обеспечение управления


Экспертиза ценности документов - часть 9


Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удоб­ства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Упот­ребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запре­щено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколь­ко томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, под­шитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложе­ние в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставят­ся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и про­пущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупнофор­матных листов, карт, рисунков и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным пра­вилам работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.




Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин