Организация приёма - часть 3

Приемная должна быть хорошо оборудована, предусмотрены стулья, стол, за которыми обращение может быть оформлено в письменную форму. Должна быть бумага, ручки. Рекомендуется широко использо­вать "немую справку", с образцами заявлений, адресами и телефонами тех учреждений и организаций, куда наиболее часто направляют граж­дан.

При личном приеме руководителю помогает сотрудник, встречающий посетителей и ведущий их регистрацию.

Доброжелательность, внимание, любезность и предупредительность во многом определяют атмосферу приемной.

Во время личного приема граждан ведется журнал (книга) приема, где записываются: дата приема, фамилия, имя и отчество пришедшего на прием, его адрес, суть вопроса, фамилия ведущего прием и резуль­таты рассмотрения обращения. При большом объеме работ такая регис­трация ведется на компьютере или регистрационно-контрольных карточ­ках. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они излагаются в письменной форме и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

Должностное лицо, ведущее прием, обязано быть предельно внима­тельным к посетителю, его нуждам и запросам, направлять беседу на выявление сути обращения и обстоятельств, способствующих принятию правильного решения.

В конце приема гражданину надо сообщить о принятом по обраще­нию решении или, если решение вопроса относится к компетенции иного органа, оказать содействие в определении этого органа, его местона­хождении, телефонах и т.д.