Документационное обеспечение управления




Подготовка совещаний - часть 8


Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Мож­но культурную программу предложить путем приглашения в день регист­рации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабо­чее состояние. В больших помещениях проверяется исправность ра­диосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалифи­кацию. Важно помнить, что в определённых случаях совещания стеног­рафируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ве­дущего протокол и заранее проверить возможность размещения и ис­правность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом при подготовке совещания можно выделить вопросы:

I Выработка повестки дня, определение круга участников и вре­мени совещания

II Определение места совещания (выбор помещения)

III Оповещение участников совещания

А. составление приглашения

В. передача приглашения

IV Уточнение списка участников

V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании

А. основного сообщения

В. справочно-информационных материалов

С. проекта решения

VI Организация рабочей группы совещания и распределение обя­занностей

VII Определение финансовых расходов

VIII Проведение организационных мероприятий

А заказ гостиницы

Б заказ транспорта

С организация кофе-паузы

В организация культурно-массовых мероприятий

Г закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

IX Проверка готовности помещения (количество мест и техничес­кая оснащённость).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные техно­логии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями по­зволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компью­теров в реальном режиме времени.


Содержание  Назад  Вперед