Организация и технологии документационного обеспечения управления (2)


Требования к тексту - часть 4


В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употреб­ляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту.* Например: архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия - замещать, иметь; совещание - вести, гото­вить, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать.

* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекоменда­ции. - М.: Главархив СССР, 1982.С.24-43.

 

Кроме того, правильность сочетания слов легко проверить по "Сло­варю сочетаемости слов русского языка".* Примеры употребления стан­дартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизвод­ству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.

 

* Словарь сочетаемости слов русского языка. Под ред. П.Н. Денисова, В. В. Морков­кина. — М.: Русский язык, 1983.

 

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например: адресовать в адрес, следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограниче­но. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист, и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведет­ся от третьего лица, единственного или множественного числа, место­имения заменяются существительными (фирма просит, банк не возра­жает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). В распорядительных документах, отражающих прин­цип единоначалия, текст излагается от первого лица.


Начало  Назад  Вперед



Книжный магазин